요약의 기술 - 핵심을 짚자

[요약 능력의 중요성]

회사에서 보고서를 쓸 때, 주저리 주저리 길게 보고서를 써서 상사에게 가져가면 보통 "빠꾸"를 당합니다. 
그리고는 다음과 같은 말을 듣게 되죠. "너무 길다","뭘 말하고자 하는 건지 모르겠다","지루하다" 등등.

상사는 매우 바쁩니다. 이 보고 말고도 받아야 할 보고가 산더미같이 있고, 끝없이 이어지는 회의, 업무 뒤의 회식 등등 약속이 줄줄이 있습니다. 그런 일정이 매일매일 이어집니다.

그래서 상사에게 OK를 받으려면 보고서를 요약을 잘 해야 합니다. 핵심을 짚어야 하는 것이죠. 그리고 그 핵심 메세지는 보고서의 가장 앞에, 그리고 가장 윗줄에 자리잡고 있어야 합니다.

요약을 잘 하면, 방대한 내용을 짧은 시간에 설득력있게 상대방에게 전달할 수 있습니다. 그리고 상대방에게 "이 친구 일 좀 하는군"이라는 인상도 줄 수 있고, 개인적인 성공에도 당연히 긍정적으로 작용을 하게 되죠.

그렇다면 이런 요약은 어떻게 하면 잘 할 수 있을까요?

[요약의 기술]

분류

방대한 양의 정보를 카테고리화 할 줄 알아야 합니다. 그냥 나열된 정보는 의미없는 데이터에 불과합니다. 그것을 적절하게 분류하고 논리에 맞게 배치를 해야 의미있는 정보가 될 수 있습니다.

연결과 연상

새로운 정보를 받아들일 때, 그것을 이미 알고 있는 지식과 연결해서 이해하려는 노력을 하면 좀 더 쉽고 빠르게 내용을 이해하면서 요약을 할 수가 있습니다.

버리기

중요하지 않은 정보는 과감하게 버리거나, 버리기 좀 그렇다면(왠지 필요한것 같다면..) 자료 저 뒤에 그냥 참고자료로만 끼워두는 식으로 과감하게 정리를 해야 합니다.

정형화

비즈니스 문서는 정해진 틀이 있습니다. 아무렇게나 쓰는 것이 아니라는 것이지요. 문서 양식이 있고, 그 양식에 맞는 작성 순서가 있습니다. 이걸 제대로 익혀서 활용할 줄 알면 방대한 내용을 매우 빠르게 요약하면서 정리할 수 있습니다.

시각화(도표,그래프)

요약을 잘 하고자 한다면, 문장을 잘 쓰는 것도 중요하지만 무엇보다도 시각화에 능해야 합니다. 구구절절 적힌 글보다는 명쾌한 표나 그래프, 이미지가 더 많은 메세지를 전달할 수 있기 때문입니다. 눈에도 더 잘 들어오구요.

숫자화

어떤 내용을 숫자를 통해서 전달할 수 있다면, 특히 비즈니스 문서를 작성하는데 있어 많은 도움이 될 것입니다. 그리고 더 객관적이라는 인상을 줄 수 있습니다.

스토리텔링

요즘 들어서 스토리텔링의 중요성이 강조되고 있습니다. 잘 연결된 스토리가 있는 문서와, 그냥 사실만 죽 나열된 문서는 전달력에서 큰 차이가 납니다. 당연히 전자가 더 전달이 잘 되겠지요.

[연습이 중요하다]

요약하는 능력은 일종의 기술입니다. 

그리고 기술은 계속 연습하고 반복하고 훈련할 수록 향상됩니다. 평소에 책이나 보고서를 보면서, 혹은 쓰면서 위의 요약하는 방법에 따라 계속 반복해서 훈련을 하면 요약하는 능력을 크게 키울 수 있을 것입니다.

그리고 회사에서의 경쟁력도 높아질 것이고, 사람들과의 관계도 좋아질 수 있고, 여러모로 긍정적인 경험들을 많이 할 수 있게 될 것입니다.