스마트 워크(Smart Work)의 핵심은? 바로 "실적 자료 활용"

요즘 어디서나 스마트(Smart)라는 단어를 들을 수 있습니다. 스마트폰, 스마트오피스, 스마트팩토리..

그리고 스마트 워크(Smart Work)라는 단어도 종종 들을 수 있습니다. 첨단기기 및 소프트웨어를 활용해서 일을 빠르고 쉽게 하는 것을 의미하죠.

하지만 제가 직장에서 일을 열심히 하면서 깨달은 것은, 스마트 워크의 핵심은 첨단 사무기기나 소프트웨어가 아니라는 것입니다.

물론 같은 여건이면 좀 더 좋은 기기와 소프트웨어를 갖추고 있는 것이 업무 속도와 질을 향상지키는데 큰 영향을 미치는 것은 사실입니다만,,

제가 생각하는 스마트 워크의 핵심은 바로 "실적 자료를 잘 정리하고 활용하는 것"입니다.

어떤 일을 시작할 때, 예전에 해 본적이 있고 그 자료가 잘 정리가 되어 있으면 그걸 바탕으로 일을 정말 빠르고 쉽게 시작할 수 있습니다.

하지만 아무것도 없다면? 그리고 그 일을 해 본 사람도 주변에 없다면? 이건 완전 맨땅에 헤딩하는 거죠. 어떻게 시작해야 할지부터 고민을 하게 됩니다. 그리고 일을 하면서도 제대로 하고 있는지 스스로도 의문이 들죠. 시행착오를 겪으면서 많은 시간을 낭비하게 됩니다.

우리나라 기업들은 일을 하고 난 뒤 그 데이터나 자료를 정리하는 것을 잘 못하는 것 같습니다. 못한다기보다는, 그런 문서화 작업을 별로 중요하게 여기지 않는 것 같습니다.

그래서 업무 담당자가 바뀌고 나면 다시 맨땅에 헤딩하고, 여기저기 물어물어 가면서 힘들게 일을 처리하느라 시간을 낭비하고 야근하고 그렇게 되는거죠. 그리고 사람이 또 바뀌면 또 반복..

하지만 일의 순서, 일하는 방법, 그리고 일을 하면서 만들어낸 자료들을 잘 정리해 놓으면 나중에 다시 그 일을 해야 할때 그 자료를 기반으로 일을 쉽게 풀어나갈 수 있습니다. 이게 스마트 워크의 핵심이죠.

스마트 워크의 핵심이 자료관리라면, 한단계 더 나가서, 자료관리의 핵심은 뭘까요?

자료관리의 핵심은 문서번호와 제목을 정하는 체계입니다. 문서번호를 보고 그것이 어떤 종류의 문서인지를 알 수 있어야 하고, 제목을 보고 바로 내용을 짐작할 수 있어야 합니다.

제목만 봐도 무엇을 위한 문서인지 직감적으로 와닿아야 합니다.

그래야 필요한 자료를 빨리빨리 찾을 수 있습니다. 그리고 IT시스템이 이를 뒷받침해주어야 하겠죠. 자료를 등록하는 시스템, 검색엔진, 기타 편의기능들 등등.

스마트 워크가 잘 정착되면 일을 빠르고 쉽게 할 수 있을 뿐 아니라 삶의 질도 좋아집니다. 적은 시간을 투입해서 일을 손쉽게 처리할 수 있거든요. 그럼 퇴근도 일찍 할 수 있고..(물론 상사의 마인드가 중요합니다, 일 빨리 했으니 더해!! 라고 한다면 ㅜㅜ)

스마트 워크가 정착되면 또 좋은 것이, 회사 입장에서도 일을 직원들에게 효율적으로 시킬 수 있다는 것입니다. 아무것도 없는 상태에서 일을 지시하는 것과, 참고할 만한 자료가 충분한 상태에서 내용을 구체적으로 파악하고 일을 시키는 것은 천지차이죠.

스마트 워크, 아직 우리나라 기업들이 "자료 정리"의 중요성을 인지하지 못하고 일을 비효율적으로 일을 하고 있는데, 빨리 자료정리의 중요성을 인식해서 효율적으로 일을 하는 문화가 정착되었으면 좋겠습니다.