[직장인 업무 기술] 이메일 사용시 주의사항 총정리!

요즘 직장인들은 업무 연락을 할 때 이메일을 아주 많이 씁니다.

업무협조 요청을 할 때, 자료를 보내거나 받을 때, 어떤 계획이나 진행상황을 공지/공유할 때 등등. 하루에도 수십통~수백통의 메일을 주고 받죠.

직접 찾아가거나 전화로 하는 것보다 편리한 점이 많고, 그래서 그만큼 자연스럽게 많이 사용을 하게 되지만, 이렇게 편리한 만큼 주의해야 할 점도 많습니다.

그래서 이번 포스팅에서는 직장인들이 이메일로 업무를 할 때의 주의사항을 정리해 볼까 합니다.

1. 수신인을 잘못 지정하지 않도록 주의하자.

단순 실수, 또는 동명이인을 착각해서 수신인을 잘못 지정하는 경우가 종종 있습니다. 그리 중요하지 않은 내용의 이메일이라면, 혹은 상대방이 그냥 일반 직원이라면 다시 연락해서 잘못 보낸 거라고 이야기하면 해결이 되지만 만약 아주 중요한 내용의 메일이거나, 보낸 사람이 아주 높으신 분이라면?

생각만 해도 아찔하군요.

2. 틀린 내용이 없는지 꼼꼼하게 확인하자.

이메일은 보내는 순간 그 자체가 하나의 업무상의 증거가 됩니다. 잘못된 내용의 메일을 보내고, 그걸 받은 상대방이 그 내용을 이용해서 업무를 진행을 했는데 일이 잘못된다면 상대방은 내가 보낸 그 "잘못된" 메일을 근거로 내세워 나에게 책임을 떠넘길 수 있겠지요.

그렇기 때문에 내용을 꼼꼼하게 확인을 해서 최대한 정확한 내용의 메일을 보낼 수 있도록 해야 합니다.

3. 5W1H의 관점에서 전달하고자 하는 메세지를 명확하게 써야 한다.

실제로 만나서 대화하는 것과 글로 메세지를 전달하는 것은 그 느낌이 확실히 다릅니다. 글로 쓰는 것은 직접 만나서 말하는 것에 비해 오해의 소지가 생길 확률이 매우 높죠.

그래서 이메일로 업무요청을 하거나 정보를 공유할 때에는 누가,언제,어디서,무엇을,어떻게,왜 라는 관점에서 가능한 한 구체적이고 명확하게 작성을 해야 합니다.

예를 들어 수신인이 메일을 열어 보았을 때 "내가(누가), 이번주 수요일 10시까지(언제), 팀장님 보고를 위한(왜), 이러이러한 자료를(무엇) 만들어서 보내주어야 겠구나(어떻게)" 이런식으로 자신이 뭘 해야 할지 명확하게 이해할 수 있도록 메일을 써 주어야 업무 메일로서 효용이 있다고 볼 수 있는 것이지요.

4. 말투를 최대한 공손하게 쓰자.

앞에서 직접 말하면 아무것도 아닌 것이, 글로 써서 보내면 무례하게 느껴질 수가 있습니다. 그래서 업무 이메일은 최대한 공식적인 문장으로 공손하게 작성을 해야 합니다. 안그러면 별것 아닌 걸로 오해를 사거나 불필요한 감정싸움을 하게 될 수도 있습니다.

5. 중요한 메일은 저장을 해 놓아야 한다.

업무상 중요한 메일은 반드시 저장을 해 놓아야 합니다. 나중에 근거자료로 쓰일 수 있기 때문입니다. 업무를 하다 보면 원하는 방향과는 좀 다른 방향으로 일이 진행되는 경우가 많죠. "이렇게 하기로 했는데 왜 안했나요",  "이렇게 하기로 했는데 왜 저렇게 했나요~" 등등.

이럴 때는 저장해 놓은 메일을 근거로 들이밀어야 합니다. 그래야 방향이 깔끔하게 정리가 되죠. 근거가 없으면 결론이 잘 안납니다.

6. 수신인,참조인 지정 & 순서에 주의하자.

메일을 보낼 때 그 메일을 받아서 직접 무언가를 해야 할 사람들(수신)과 그냥 참고만 하면 되는 사람들(참조)간 구분이 명확해야 합니다. 참조인에게도 수신으로 보내면 받는 사람 입장에서는 스팸메일로 느껴지게 될 수도 있죠.

그리고 이것은 유난히 수직적인 한국의 문화 때문에 부가적으로 해야 할 일인데요, 높으신 분 순서대로 수신인/참조인 정렬을 해야 합니다. 자기가 부하보다 아래에 있다고 불쾌해하는 상사가 분명 있을 거거든요.

이메일이라는 IT도구가 도입이 되면서 직장인들의 업무가 한층 더 편리해졌지만(어쩌면 더 힘들어진 것인지도 ㅡㅡ;;;) 그 편리함의 이면에는 자칫하면 나의 목을 겨눌 수 있는 위험이 도시라고 있습니다.

따라서 위의 주의사항을 충분히 숙지해서 이 편리한 문명의 이기가 나를 다치게 하는 부메랑이 되지 않도록 주의를 기울여야 하겠습니다.

이상, 직장인의 이메일 업무 주의사항에 대한 포스팅이었습니다.