직장에서 업무를 효율적으로 하는 방법

항상 많은 업무에 시달리는 직장인들은 계속해서 효율적으로 일할 수 있는 방법을 연구해야 합니다. 일이 많지 않은 직장생활이야말로 베스트라고 할 수 있겠으나 그런 곳은 그리 많지 않습니다.

대부분의 직장에서는 직원들에게 항상 과중한 업무를 부여합니다.

그러면 어떻게 해야 일을 효율적으로, 빠르게, 정확하게 할 수 있을까요?

광속 업무처리~~

크게 보면 두 가지 방법이 있습니다. 하나는 전략적인 것이고 다른 하나는 전술적/기술적인 것입니다.

전략적인 방법은 일의 순서를 정하는 것입니다. 어떤 일을 먼저 할지, 어떤 일을 나중에 할지, 어떤 일을 안할지 등등을 정하는 것인데, 이중 가장 중요한 것은 "안해도 되는 일"을 먼저 솎아내는 것입니다.

일을 정신없이 받아서 하다보면 무슨 일을 먼저 해야 할지 잘 정리가 되지 않는 경우가 많이 생깁니다. 그리고 그 중에는 지금 당장 안해도 되는 일들이 섞여 있을 것입니다. 

일을 효율적으로 하는 첫 걸음은 바로 이 "당장 안해도 되는 일"을 뒤로 미루는 것입니다.

그 다음에 이렇게 하고 남은 일들 중에서 시급한 것부터 하나하나 처리를 하면서 완료된 일을 지워나가는 것이죠. 그리고 일의 순서를 정하는 방법 중 또 하나의 방법은 "내가 이 일을 제 시간에 못했을 때 나에게 어떤 영향이 미칠 것인가"라는 기준으로 일의 순서를 정해 볼 수도 있겠습니다.

옆 부서 과장님이 요청한 일과 팀장님이 시킨 일 두가지가 동시에 겹쳤다면 당연히 팀장님이 시킨 일부터 먼저 해야 한다는 것이죠. 옆 부서 과장님에게는 미안하지만 내가 살려면 어쩔 수가 없습니다.

전술적/기술적인 방법은 툴 사용법 등 일을 처리하는 세세한 방법/기술을 익히는 것입니다.

사무직의 경우 요즘은 대부분 컴퓨터로 일을 하니까 오피스 프로그램을 능숙하게 사용할 수 있도록 익히는 것이 가장 중요하겠죠. 엑셀을 능숙하게 다루고 온갖 단축기를 다 외우고 있는 사람과, 그렇지 못한 사람 사이에는 당연히 일처리 속도의 차이가 날 수 밖에 없습니다.

엑셀을 잘해야지~

그 밖에 일정관리 프로그램이라던지, 알람 등 보조적인 프로그램들도 잘 활용을 하면 업무 속도를 향상시킬 수 있습니다.

또한 일이라는 것이 계속해서 전혀 새로운 일을 맡게 되는 경우보다는 하던 일을 반복적으로 계속 하게 되는 경우가 더 많은데요, 따라서 일의 순서와 작성하는 파일의 양식을 표준화해서 문서로 남기고 다른 사람들과 계속 공유하며 업데이트해 나가는 것이 중요합니다.

이게 잘 되면 어느 순간부터는 척하면 척 하는 식으로 일을 일사천리로 처리할 수 있게 됩니다.

또 일을 하다 보면 파일을 저장을 하지 않고 계속 작업을 하다가 갑자기 컴이 다운이 되어서 몇 시간동안 하던 일을 다 날리는 사람들을 보게 되는데요,

이러면 일을 처음부터 다시 시작해야 해서 그만큼 시간이 많이 걸리게 됩니다. 그래서 저는 항상 2~3분 간격으로 파일을 저장하면서 일을 합니다.

두 시간 동안 일한게 날아가면 ..

여러 사람과 함께 해야 하는 일이라면 멤버들 간의 업무 역할을 잘 나누고 진행상황을 관리하는 것이 중요한데요, 처음에 역할 분담이 정확하게 안되면 일을 중복으로 진행하는 경우가 발생하기 때문입니다. 완전한 시간낭비죠.

그 밖에도 세세하게 들어가면 끝이 없는데, 위에 적어넣은 정도로만 해도 업무속도를 크게 향상시킬 수 있을 것입니다.