보고서 작성은 마치 신문기사나 광고카피 작성하는 것과 비슷합니다. 기자나 광고업계 종사자들은 한눈에 착 들어오고 사람들의 시선을 끌 수 있는 문구를 만드는데 온 노력을 기울입니다.
보고서 작성시에도 마찬가지로 보고서를 보는 사람의 시선과 관심을 확 끌 수 있게 작성해야 합니다. 그런 문구를 잘 작성하기 위해서는 부단한 공부와 연습과 노력이 필요하겠습니다만, 그래도 빨리 적용할 수 있는 간편한 요령을 말해 보자면,
"결론부터 작성하는 것" 입니다.
이번달 상품 판매실적에 대한 보고서를 작성한다고 가정해 봅시다. 그럼 보고서 헤드라인은 이렇게 작성되어야 하겠죠.
"전월 대비 금월('16.6월) 판매실적 50%(2억원) 증가 달성"
그럼 관심이 확 가겠죠? 뭘 했길래 판매실적이 50%나 증가했는지, 게다가 금액으로 보면 2억원이나 더 팔렸는데 어떻게 그렇게 많은 판매 증대를 이루어 낼 수 있었는지, 보고를 받는 사람은 이 보고서의 다음 내용이 상당히 궁금해 할 것입니다.
그러면 일단 시작은 성공한 것이죠. 그리고 난 다음에 세부 내용을 작성하는데, 이것도 그냥 쭉 나열만 하면 안되고, 의미있게 순서를 배열한 뒤 최상단에 중요 메세지를 한 줄 더 적어주고 강조를 해 줍니다.
이걸 한장으로 작성해 볼까요?
이렇게 작성하면 제일 윗줄의 헤드라인과 표 위의 메세지, 그리고 표에 강조된 부분만 봐도 이 장표에서 말하려고 하는 메세지가 금방 전달됩니다.
보고서를 보는 사람이 그걸 보면서 이해하거나 해석하는데 시간을 쓰게 해서는 안됩니다. 처음 딱 보는 순간 직관적으로 이해할 수 있게 작성하는 것이 핵심 요령입니다.
그리고 또 하나 중요한 것이 있는데요, 바로 숫자입니다. 회사 안에는 수많은 부서들이 있고, 각 부서마다 중요하게 관리하는 숫자들이 있습니다. 그 숫자들을 잘 해석해서 의미있게 배치하는 것 역시 보고서 작성에 있어서 매우 중요합니다.
위에 예시로 작성한 장표의 경우를 보면, "판매실적"이라는 숫자를 가지고 보고서를 쓰려 할 때 보고받는 사람이 가장 중요하게 생각하는 것은 아마도 판매실적이 늘어났는지 줄어들었는지,
늘어났다면 왜 늘어났고 앞으로 어떻게 계속 좋은 실적을 유지할 것인지, 반대로 판매실적이 부진하다면 왜 부진하며 만회 대책은 무엇인지가 제일 궁금할 것입니다. 바로 이런 걸 보고서에 써 주어야 합니다.
이렇게 말이죠. 그래서 보고를 받는 사람이 장표를 딱 보고서는
"이번달 판매실적이 크게 늘었는데, 새로 판매 시작한 커피머신이 인기가 좋아서 실적이 오른거네. 그리고 이렇게 인기가 좋으니 이걸 전국 각 매장에도 공급해서 다음달엔 실적을 더 끌어올릴 수 있겠네"
라고 금방 이해가 되도록 만들면 보고서 잘 썼다고 칭찬받을 수 있을 것입니다(하지만 상사가 성격이 괴팍하거나 보고받을 때 컨디션이 안좋다면.. 답없죠).
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